기초 직무 교육 - 2일차(재직증명서, 휴가 신청서, 메일작성법, 동영상 요약 등)

사내 전자 결제란을 통해 재직증명서, 휴가 신청서 작성을 통해 결제 시스템을 배웠습니다.

---

동영상 "상사의 YES를 부르는 보고법"을 시청 후 요약 제출

 

보고서를 잘 작성하기 위해 핵심은?

학습내용 

1. 먹히는 보고서의 핵심원리
2. 보고서도 커뮤니케이션
3. 보고서 작성의 고정관념들
4. 커뮤니케이션 역량은 습관화

학습 목표

1. 성공하는 보고 및 보고서 작성의 전반적인 원리를 이해한다.
2. 커뮤니케이션의 원리와 연계된 보고의 원리를 이해한다.
3. 보고서 작성을 위해 전환해야 할 발상을 알아본다.
4. 커뮤니케이션 역량 강화의 방법에 대하여 이해한다.

---

학습내용 

 

1. 먹히는 보고서의 핵심원리

㉮ - 역지사지

내가 만든 보고서의 최종 의사결정자는 사장님.
나 → 상사→ 사장님(내가 작성한 보고서를 가지고 상사가 사장님께 보고한다.)
특수한 환경이 아니고서야 사장님은 전문가가 아니다.

∴ 따라서 일반인도 쉽게 알 수 있도록 보고서를 작성해야 한다.

좋은 보고서는 자료 수집을 많이 해야 한다. 그래야 "왜"라는 질문에 근거를 두고 답변 할 수 있다.

또한 좋은 보고서는 다음과 같은 절차를 거친다.

논리적사고 → 생각정리 → 전달할 메세지 → 문서화 → 작성

좋은 보고서란?
훌륭한 직관력, 가설, 논리적 사고를 바탕으로 자신의 생각을 정리하고 
가장 훌륭한 대안을 만들어 이를 효과적인 스토리로 정리해 문서로 작성하는 것이다.

---

㉯ - 보고서 작성의 핵심요소

 

a. 문서를 만들 때 보는 사람 또는 의사결정권자의 입장에서 만든다.

b. 논리적이어야한다

- 규정/방침/통계를 통해 전달해야 한다.

- 목차부터 정해서 일정한 얼개로 문서를 구조화해야 한다

c. 쉬운 말로 작성한다.

d. 간결 명료하게 작성한다.(의사결정자가 쉽고 빠르게 결정할 수 있도록)

- 핵심주제는 눈에 잘 들어오도록 해야한다.

e. 아름답게 작성해야한다.

- 문서가 균형미 있도록 한다. ex) 도표, 그래프, 그림 (상대의 이해를 돕기 위해)

f. 보고서는 양이 중요한 것이 아니다.

---

2. 보고서도 커뮤니케이션이다.

문서나 보고서 작성의 가장 큰 목적은 상대와의 커뮤니케이션(=소통)을 위해서다.

 

커뮤니케이션의 학문적 정의 : 언어적, 비언어적 상징들에 의해 의미가 전달되는 과정,

메세지를 통해 이루어지는 사회적 상호자용

 

즉, 커뮤니케이션은 외부와 通하는 모든 것.

- 미소, 행동, 표현 모든 것이 커뮤니케이션의 일종

 

∴ 커뮤니케이션의 목적 : 상대와 통하고 공감해서 원하는 바를 얻는 것. 

- 나의 의도를 수신자가 어떻게 해석하냐 따라 결과가 달라짐.

- Encoding(부호화) 과 Decoding(해석)차이가 커뮤니케이션 왜곡의 근본적 원인

 

커뮤니케이션의 화룡점정이 보고서 작성이다.

---

발상, 말은 결과물이 아니다. 보고서가 결과물이며 입으로 문서를 이길 수 없다.

 

그렇다면 잘 만든 보고서란? 패트릭 포사이즈는 7가지 요건을 선정했다.

 

ㄱ. 간결(주제와 목적에 맞는 적절한 길이, 핵심, 필요한 말)

ㄴ. 명쾌

ㄷ. 정확(확실한 정보, 정확한 내용, 확인에 확인을 요함)

ㄹ. 평소 쓰는 말을 사용(독자가 이해할 수 있는 언어 수준 스타일)

ㅁ. 단순(시각자료활용 등)

ㅂ. 체계적(논리적 내용)

ㅅ. 묘사적(내용은 묘사적)  

 

---

3. 보고서 작성의 고정관념들

 

잘 만든 보고서의 조건 중 하나는 고정관념을 제거해야 한다. (필수적인 요소가 아닌 상황에 맞게 제거해야 한다.)

☞ 고정관념이 강한 사람은 남의 보고서를 벤치마킹한 수준의 보고서 밖에 쓸 수 없다. 

 

보고서 작성을 제약하는 일반적인 고정관념들

- 양이 많아야한다 →  양보다는 명쾌하고 간결

- 파워포인트로 도식을 활용하여 멋지게 만듦 → 상황에 따른 대응 필요. EX)단순 표하나로도 상대박을 설득할 수 있다. 

- 자세하고 세밀한 설명을 넣어야 한다

→  상대에 따라 설명할 내용이 다르다. 자세한 설명은 첨부로 빼도 되며 핵심적인 스토리 라인 중요. 

- 개조식이 좋다.(*개조식은 앞에 번호를 붙여 ~했음. ~함. 등 간략하게 서술하는 문체)

→ 상황에 따라 메일로 설명하듯이 보고해도 좋다.

- 보고서 형식을 갖춘 것만 보고서이다.

→ 메일, 메모 등 보고가 가능한 방식이면 모두 보고서이다.

 

∴ 상황에 맞게 체계화된 고정관념은 빠른 판단과 업무에 도움이 될 수 있지만, 현실에 부합하여 잘 판단해야 한다.

---

 

보고서의 유형 분류

 

- 보고서 : 의사를 전달해서 어떤 의사결정을 얻어내는 문서

1. 정책/기획(안)

- 사업/제도/정책/제안 등에 대해 여러 가지 대안을 제시하는 보고서

- 1 페이지 보고서 또는 파워포인트 보고서 작성

 

2. 중간/결과보고서

- 진척상황 및 결과 보고하는 문서

- 중간보고 : 일의 성패를 좌우하는데 매우 중요한 역할

- 다양한 이해관계자의 의견을 반영하여 보다 훌령한 기획안 작성 가능

- 중간보고 통해 의사결정권자를 안심시켜 일의 자유도 확보

 

3. 회의록

- 회의결과에 대해 정리된 문서

- 주요 논의사항/결정사항을 기록한 문서

- 의사결정 기록, 정책/기획(안)을 만들기 위한 과정 문서

- 결정사항과 추후 논의 사항 반드시 기록

 

4. 이슈보고서

- 논의 사항을 정리, 이슈를 바탕으로 토의하기 위한 보고서

- 대안/이슈 검토 (모든 사항에 대해)

 

개별보고서 → 사항의 진척에 따라 연겨랗여 작성하는 경우도 있

이슈보고서(논의) → 회의록(결과) → 중간보거서(프로젝트 진척사항) → 정책/기획(안) (최종)

 

---

보고 솔루션

 

상사에게 보고하는 장면 상상하기

→ 대문서를 자신의 관점에서 만든다. 상사의 관점으로!

 

1. 상사가 처해 있는 상황을 상상하라.

ex) 상사: 비용을 아끼자 → 나의 보고 이번계획은 최고의 품질로 상충되면 안 된다.

 

2. 최종 승인권자의 지식수준을 상상하라(초보기획자는 자신의 지식수준에서 보고를 한다.)

→ 쉽게 이해하고, 결정권자의 지식을 상상해라

 

3. 상사의 가치관을 상상하라

→ 상사의 가치관을 가지고 생각해라. EX) 상사는 상생 나의 보고는 경쟁

 

4. 경우의 수를 분석하고 점검하라

→ 보고 시 제안 안건 이외의 다른 경우는 없는지 분석 보고

 

5. 최종상사의 입장이 되라

→ 상대방의 입장이 되면 안 보이던것도 보인다

 

6. 최종상사에게 보고하는 장면을 상사하라